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5 maneiras de alavancar sua operação de BPO

13/fev/2017 19:19:23 por Equipe fluig

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Uma das únicas constantes no cenário econômico atual é a mudança e cada vez mais os gestores procuram estratégias que proporcionem foco no que é principal no negócio, o core business.


As empresas precisam ser ágeis e flexíveis para acompanhar as transformações cada vez mais rápidas, para terem a capacidade de se reinventar e responder com celeridade às novas demandas do mercado, enfrentando a concorrência acirrada, ao mesmo tempo em que mantém foco no que gera valor para a marca e para os clientes, que estão cada vez mais informados e exigentes.

Aperfeiçoando os processos e aproveitando todas as oportunidades de reduzir os custos fixos e incrementar as receitas, atendendo as necessidade dos clientes. Uma das ferramentas que têm sido utilizadas para enfrentar esse cenário de transformação constante é o BPO (Business Process Outsourcing), uma tendência mundial, presente em organizações dos mais variados segmentos.

O BPO, em português, Terceirização de Processos do Negócio é mais do que uma simples terceirização. É a entrega de processos da cadeia de valor de suporte ao core business, ou seja, procedimentos internos ligados a departamentos necessários e importantes para a organização como funções administrativas ou auxiliares das áreas de RH, Fiscal, Financeira, entre outras.

O BPO proporciona às organizações que o adotam:

  • Redução de custos em tarefas que não sejam core business;
  • Redução dos níveis de funcionários nas áreas de BackOffice e os custos relacionados como o recrutamento, supervisão, salários e benefícios;
  • Aumento da produtividade;
  • Capacidade de inovação;
  • Vantagem competitiva, já que a empresa se concentra no seu foco reduzindo a necessidade de investir capital em funções non-core, liberando recursos para investir no que realmente agrega valor;
  • Obtenção de maiores margens de lucro.

Como o BPO pode ser bem-sucedido

Para um BPO ser bem-sucedido, é necessário entender a complexidade do negócio e documentá-lo na linguagem apropriada. Além disso, devem ser analisados três aspectos prioritários no parceiro:

  • O capital humano, isto é, pessoas com as competências necessárias para executarem os processos que serão absorvidos;
  • A tecnologia empregada e
  • A aderência do fluxo do processo no ambiente atual de execução.

Não existe só uma estratégia de adoção do BPO. Ela varia de acordo com a maturidade da gestão que deve tomar a decisão sobre quais processos serão terceirizados e, para isso, precisa: analisar a economia de escala trazida pelo parceiro estratégico, comparar os riscos envolvidos e os benefícios que podem ser alcançados, sejam mensuráveis ou não, e analisar também se o parceiro possui conhecimento crítico que a empresa não dispõe, mas que são importantes para o negócio.

Desenvolver um business plan que justifique a decisão pelo BPO também é uma boa ideia, e é esse planejamento que você precisa para pensar um modelo de negócio que reduza os riscos e impulsione os benefícios. O business plan deve detalhar todas as fases e sujeitos envolvidos: documentação oficial, registro do processo completo do negócio, análise dos ativos, avaliação dos riscos e gerenciamento dos ativos tangíveis e intangíveis envolvidos.

As outras etapas para a implementação de BPO bem-sucedido, além de mapear a organização, entender quais são os processos terceirizáveis e identificar parceiros líderes do mercado, incluem conquistar o comprometimento de sua empresa, definir os níveis de serviço esperados (SLAs) e estabelecer monitoramento constante dos resultados alcançados com o BPO. É um constante processo de melhoria.

5 pilares para alavancar uma operação de BPO:

  1. Workflow: Acesso às informações da empresa, conforme regras de permissão, aos colaboradores, permitindo que em uma única tela os operadores possam ter acesso e controle de tudo que precisam para dar suporte aos seus clientes;
  2. Agilidade no dia-a-dia: Experiências de vendas, documentos, indicadores dos resultados, relatórios, pedidos, rotinas e qualquer outro processo podem ser automatizados, centralizados e compartilhado;
  3. Interação entre colaboradores: As comunicações são feitas em uma interface de comunidade, proporcionando a interação entre as equipes de forma centralizada, com acesso simples para promover mais interação e produtividade entre a própria operação de BPO e seus respectivos clientes;
  4. Mobilidade e simplicidade nas aprovações: Fim das demoras para aprovar qualquer decisão. Imagine um pedido de desconto que precisa ser aprovado por uma operação de BPO conforme regras e normas predefinidas. O vendedor poderá solicitar uma aprovação para o seu supervisor usando o celular ou o tablet quando estiver em campo. A operação de BPO, receberá via sistema, essa e outras solicitação e poderá interagir com elas. Além dessa simplicidade, um gestor poderá ter visão completa de todos processos, solicitações e do que está em andamento, e seus respectivos status;
  5. Tecnologia de ponta: Pode ser integrado ao ERP e automatiza diversos processos, como os procedimentos de escrituração fiscal e contábil. Com esta tecnologia são exigidos menos profissionais e entregue mais eficiência, havendo menos riscos de passar por sanções tributárias.

Exemplos comuns de BPO são os de workflows automatizando e otimizando processos de negócio, Business Process Management para medir, monitorar e gerenciar processos, call centers, terceirização de folha de pagamento, gestão de documentos e conteúdo empresarial, automatização dos processos de informação, gestão de estoques, integração do setor de compras com o Departamento Financeiro, desenvolvimento de logística de distribuição, TI, Jurídico, entre outros.

A transformação é um caminho sem volta, mas para ser efetiva precisa evitar alguns erros comuns como a falta de planejamento, a falta de segurança da informação, o baixo investimento em infraestrutura, etc.

Como viabilizar uma operação de BPO

Um dos desafios ao se optar pelo BPO é como viabilizar o atendimento pleno dessas atividades e processos chaves a operação core da empresa. A tecnologia é hoje o principal viabilizador de operações de BPO.

Uma das tendências que tem sido utilizadas por empresas que se implantam optam pelo BPO é a plataforma fluig, uma plataforma digital que reúne soluções completas, unificando todas as ferramentas colaborativas gerando impacto na agilidade dos processos e redução de custos do negócio. Um dos diferenciais desta plataforma é que permite que o gestor, por exemplo, consiga acompanhar todas as etapas dos processos de qualquer lugar, até fora do ambiente corporativo via mobile.

O flowing productivity ou a plataforma fluig, é um conceito de um Digital WorkPlace (ambiente de trabalho digital), integrável  que interage com qualquer sistema (CRM, ERP, SCM…) de mercado, no qual toda a operação de BPO pode ser executada como CRM, ERP, SCM, aplicativos e qualquer outro sistema com uma arquitetura orientada a serviços, de qualquer fornecedor. A plataforma é fácil de utilizar e implementar, é simples e móvel, com acesso centralizado, um único login e senha para ter acesso a todos os sistemas utilizados na empresa. 

Case de sucesso 

A empresa EXE Gestão Empresarial, precisava criar um modelo escalável de Centro de Serviços Compartilhados e oferecer facilidade para seus clientes, no qual também fosse possível em um mesmo ambiente ter de forma integrável, móvel e robusta gerir todas solicitações.

Foram padronizados e automatizados mais de 50 processos relacionados aos serviços terceirizados e prestados pela EXE na área de Recursos Humanos, como admissão, alteração de dados pessoais, antecipações de pagamentos, licenças, férias e rescisões, diretamente na plataforma fluig.

Confira este quick case:

 

Equipe fluig

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