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5 Táticas para ter sucesso na implementação de BPM

6/set/2017 14:45:41 por Leandro Cazzolato

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O termo BPM está no topo da lista de assuntos comerciais nos últimos anos. Para uma parte significativa dos gestores, BPM é uma continuação lógica do interesse nos processos de negócio. Interesse que cresceu nas últimas décadas com a disseminação de conceitos como Six Sigma, Reengenharia de processos, automatização do fluxo de trabalho.

Gerenciamento de processos de negócios (BPM) é um termo amplo que abrange processos de análise de negócios, automação, otimização, design do fluxo de trabalho e estratégia de negócios.

De analistas e desenvolvedores de software a consultores de negócios e CIOs , BPM representa coisas diferentes para diferentes profissionais. Organizações de todos os portes e segmentos utilizam o BPM com o intuito de melhorar processos de negócios de ponta a ponta e, como consequência, gerar resultados melhores com menos recursos.

A aplicação do BPM está diretamente ligada à gestão. São práticas que geram valor e transformam a rotina de trabalho. Quando a empresa é orientada a processos, o conhecimento deixa de estar focado unicamente nos colaboradores e passa a ser um ativo da empresa.

 

O impacto do engajamento dos executivos na implementação de BPM


Cresce o interesse das dos gestores por soluções que possam trazer melhorias nos processos de trabalho, mas nem todos conseguem alcançar os resultados esperados. É comum empresas contratarem uma consultoria com o objetivo de melhorar processos e nunca tirar o projeto do papel.

Falta de maturidade nos processos internos, unidades de negócios que executam atividades semelhantes com diferentes padrões, softwares que não se adequam aos processos da companhia, automatizações que não refletem no resultado final do negócio. Esses são alguns dos motivos que levam ao insucesso a implementação de BPM.

Há mais de uma década, o instituto BP Trends realiza pesquisas no mundo todo, incluindo o Brasil, com o objetivo de analisar a maturidade das empresas a respeito da implementação de soluções BPM. Segundo a pesquisa, as organizações que mais alcançam resultados com BPM são aquelas em que os executivos estão focados em melhorar processos e criar projetos de transformação.

Uma vez que os gestores identificam as principais lacunas na operação, é possível ter mais agilidade na rotina de trabalho. A equipe fica mais comprometida e centrada no processo. As organizações que internalizaram o conceito de BPM lideram seus mercados ano após ano.

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A maturidade das empresas quando o assunto é BPM

De acordo com o relatório da BP Trends, a maioria das corporações segue o caminho oposto do que era apontado pelas consultorias anos atrás. De fato, BPM virou uma tendência. Mas poucas empresas colhem os resultados a longo prazo.

A tendência é que depois do entusiasmo inicial e de alcançar alguns avanços, as empresas desistem do projeto – o que geralmente ocorre quando há mudanças de gestão entre os executivos de alto escalão.

Em 2016, apenas 24% dos profissionais que participaram da pesquisa afirmaram que seus executivos estão focados em processos de trabalho. Se considerarmos o fato de que o estudo foi feito com instituições que já têm interesse em gestão de processos, esse número seria ainda menor se o escopo do estudo fosse mais amplo.

Outra tendência que surpreende é que, ao contrário do que se pensa, a maturidade na gestão de processos de BPM não aumentou ao longo dos anos. A percepção é de que, apesar de todos os esforços, as empresas continuam estagnadas.

Pesquisa Tendência BPM 2017.pngPerguntas sobre a frequência de atividades organizacionais específicas que sugerem a maturidade organizacional. Fonte: BPtrends 2017

Ainda que a aplicação de projetos de BPM não esteja necessariamente associada ao uso de software, muitos profissionais consideram a tecnologia com um meio obrigatório. O resultado, muitas vezes, é que organizações contratam ferramentas antes de estarem maduras o suficiente para aproveitar o potencial da ferramenta.

Antes de se beneficiar da automatização, é importante entender e redesenhar processos de negócio para torná-los eficientes. Do contrário, os profissionais apenas replicam processos que não funcionam.

A principal ideia por trás do BPM é de que as organizações devem gerenciar os processos de negócio como um ativo. Esse mindset é a principal mudança para alcançar maturidade e ter sucesso na implementação de BPM.

O mercado de BPM em 2016

Maturidade das empresas gestão de processos BPM.png       Fonte: BPtrends 2017

Como as empresas enxergam o BPM

O termo BPM tem diferentes conotações de acordo com o perfil do profissional e sua área de atuação. Alguns se referem a uma abordagem mais generalista de gestão de mudanças. Outros, ao uso de técnicas e softwares para controlar o gerenciamento de processos de negócios.

A tendência é de que os gestores olhem para seus processos internos com o objetivo de suportar as mudanças que o mercado exige. Historicamente, os dois principais drivers que impulsionam a otimização de processos de negócios são:

1. Redução de custos.
2. Otimização de processos ou criação de um novo modelo.

Os outros objetivos acabam sendo desdobramentos dos anteriores:

3. Aumentar a satisfação dos clientes.
4. Melhorar a capacidade de resposta organizacional.
5. Alinhar os objetivos para que todos sigam de acordo com as normas, o que no meio empresarial denominamos compliance.

Mas para reduzir custos e aumentar a produtividade, os gestores precisam ter em mente que a implementação de BPM é um processo de melhoria contínua. De nada adianta o esforço inicial se a empresa não internalizar essa mudança. A seguir, apresento 5 hacks que considero essenciais na implementação de BPM de qualquer empresa, independentemente do porte ou segmento.

5 Táticas tirar seu projeto de BPM do papel


A implementação de BPM inicia pela definição de todas as etapas do processo de trabalho. A partir daí, é possível determinar o que pode ser melhorado, quais etapas valem a pena automatizar e como cada parte pode ser rastreada.

A solução mais adequada de implementação é aquela que adapta às rotinas e necessidades da empresa. Por isso, a relevância em se ter acesso a ferramentas e soluções de BPM que podem ser customizadas de acordo com o fluxo de trabalho. Lembre-se: a ferramenta deve se adaptar ao processo, e não o contrário.

 

1. Qualifique seus objetivos antes de dar a largada

Antes de implementar o BPM, pergunte-se “Por que eu estou fazendo isso? ”. As respostas vão surgir a partir dos seguintes questionamentos:

· Em qual (is) processo (s) a empresa está focando?
· O que esse processo deve gerar?
· O processo está de acordo com os principais objetivos da empresa?
· Quais aspectos dos processos devem ser melhorados?
· Quais mudanças poderiam melhorar os aspectos do processo?

Muitas organizações optam por iniciar a implementação de BPM em uma escala menor, rever o que deu certo e o que pode ser replicado e só então expandir para o restante da corporação.

 

2. Envolva todo o organograma organizacional

No início deste artigo, citei a importância dos executivos de alto escalão estarem focados na gestão de processos para a implementação de BPM decolar. Mas tão importante quanto é o engajamento dos colaboradores. Aqueles que estão na linha de frente das operações precisam comprar a ideia e enxergar os benefícios da automatização.

Educar e comunicar são duas constantes aqui. Os colaboradores precisam se sentir à vontade para fornecer feedbacks durante o planejamento e a implementação. Dependendo da função, a automatização pode soar como uma ameaça ao status quo. Da mesma forma, os profissionais de TI precisam estar inteirados a respeitos das mudanças na infraestrutura. Neste estágio, ter um planejamento de comunicação eficiente é fundamental.

 

3. Escolha o software BPM com cuidado


Aquele software de BPM incrível e cheio de recursos que estão tentando vender para você nem sempre é o que a sua organização precisa. Você e sua equipe são os únicos que podem determinar qual solução se adapta às suas necessidades.

Para ser eficaz, uma solução BPM deve viabilizar a colaboração e a comunicação e permitir a criação de fluxos de trabalho de acordo com as suas necessidades. Optar por soluções personalizadas irá facilitar o processo de adaptação e gerar resultados de forma consistente.

 

4. Monitore e mensure os resultados após a implementação

A base para sucesso na implementação de BPM é a melhoria contínua. Não dá para implementar o BPM e se afastar do processo. Compreenda o desempenho da linha base antes de implementar o BPM para que você possa ter insumos para medir a performance posteriormente.

Planeje a gestão de toda a documentação (GED/ECM) de implementação de BPM desde o início. Saiba exatamente quem será afetado por qual etapa do processo e solicite feedbacks constantes. Se a sua equipe monitora, mede e ajusta de forma prática e gerenciável, a organização estará preparada para expandir o BPM para outros processos críticos.

 

5. Não pense em BPM como um projeto

Finalmente, não pense em BPM com um projeto que tem começo, meio e fim definidos. Apesar de ter etapas bastante claras, BPM é um processo. A implementação de BPM permite antecipar e gerenciar mudanças à medida em que as circunstâncias mudam ou a tecnologia permite.

Implementar o BPM requer planejamento, comunicação e trabalho árduo. Mas uma vez que a equipe vê suas ideias ganharem vida e os processos se tornam otimizados, entenderão por que o BPM existe e o que realmente faz.

 

Conclusão

O objetivo da implementação de BPM é ajudar as organizações a ganhar valor comercial e ampliar sua vantagem competitiva. Mas alcançar esses resultados requer muito trabalho e planejamento. Converse com especialistas na área e busque a melhor solução para o seu negócio.

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Leandro Cazzolato

Leandro Cazzolato

Graduado em Tecnologia em Desenvolvimento de Softwares e com MBA em Sistemas de Informação, Cazzolato tem 15 anos de experiência na área de TI atuando como analista de suporte técnico, analista de internet e tecnologia, consultor Datasul ECM, Consultor TOTVS ECM e Gerente de Serviços. Possui ampla experiência em projetos e sistemas de GED/ECM, BPM, Workflow sistemas de informação (ERP), já participou projetos de gestão de processos (BPM) de empresas como Banco Votorantim, Atento, Unimed, Sebrae.