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9 dicas para fazer Transformação Digital do jeito certo

3/mai/2017 18:30:50 por Equipe fluig

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A transformação digital permeia todas as áreas de uma empresa. Ela pode abranger desde algumas questões mais pragmáticas - como é o caso da digitalização de um processo – até temas estruturais, focados na mudança do modelo de negócios da companhia.


Um bom exemplo de operação que pode ser otimizado pela tecnologia é a relação de uma instituição de ensino com seus alunos. Com a ajuda das ferramentas corretas, a escola ou universidade pode disponibilizar aos estudantes ou pais um ambiente 100% digital de interação, por exemplo: acesso a notas, matricula, pedido de segunda via de boletos ou histórico e muitos outros procedimentos corriqueiros. Além de transformar a experiências dos seus clientes, a entidade ainda diminui os custos e aumenta sua capacidade de gestão.

No entanto, realizar a transformação digital em uma organização é muito mais do que simplesmente comprar software ou desenvolver soluções digitais.

Apesar do departamento de TI ser o protagonista no momento de engajar a companhia nessa mudança, todos os outros líderes e times dos demais departamentos devem estar na mesma página.

Na prática, fazer uma mudança bem-sucedida e que atenda às expectativas da companhia dependerá de alguns cuidados no planejamento e na implantação. A seguir, reunimos 9 estratégias que permitirão impulsionar essa transformação da forma correta.

#1 Pense digital

A transformação digital precisa de um ambiente favorável para se estabelecer, de fato. Todas as áreas devem fazer parte da mudança - e isso inclui também as instâncias superiores da corporação. É importante ter em mente que uma verdadeira transformação digital precisa receber apoio, principalmente, do CEO.

Uma forma interessante de engajar todos os departamentos da empresa é compartilhar e espalhar essa cultura pelos mais diversos setores – em vez de deixá-la isolada somente na área de TI. Esse pode ser o papel, por exemplo, do CIO, principalmente durante a transição. Afinal, ele tem acesso fácil a diversas áreas da companhia e aos gestores. É preciso que o departamento de TI seja ativo e lidere as mudanças, em vez de apenas responder às demandas de outros setores da companhia - na resolução de problemas pontuais.

Essa cultura, no entanto, não deve estar focada em promessas tecnológicas para a solução de problemas. Empresas que vão por esse caminho costumam investir muito e não obtêm o resultado desejado. Muitas vezes, o foco em novas tecnologias acaba fazendo com que as necessidades dos clientes sejam deixadas de lado. Outro ponto é que as próprias ferramentas podem se tornar obsoletas.

#2 Invista em treinamentos

Os colaboradores possuem grande importância durante o processo de transformação da empresa e, por isso, precisam de atenção e treinamento. Uma boa ideia para agilizar o aprendizado dos usuários é contar com a participação deles no desenvolvimento das ferramentas, mesmo que não possuam know-how de engenheiros. Afinal, eles são os clientes, usuários e atores principais em toda essa história.

A participação de colaboradores de outros departamentos no processo de criação de uma solução serve como forma de treinamento, pois adianta em alguns passos sua curva de aprendizado do novo sistema. Assim, os usuários finais já estarão familiarizados com o novo conteúdo quando começarem a utilizá-lo. Eles também poderão aprender a aplicar as ferramentas digitais mais rapidamente e com mais eficiência, fazendo um processo de transição suave.

Contudo, os próprios engenheiros podem precisar de treinamentos. Então, antes de iniciar um projeto, é essencial conhecer bem as capacidades do time. O ideal é realizar essa análise o quanto antes pois, se a necessidade de um treinamento for constatada de forma tardia, o prazo para a implementação das mudanças poderá ser seriamente comprometido.

#3 Priorize as necessidades dos usuários

Para que os usuários finais sejam representados no desenvolvimento ou compra de uma ferramenta, uma iniciativa válida é a criação de uma wishlist, ou lista de desejos, do departamento. Esse apontamento dos colaboradores deve ser priorizado pelos desenvolvedores, de maneira que o sistema, depois de pronto, seja realmente útil, otimizando os processos.

Além disso, com as necessidades categorizadas de forma clara, o próprio time de desenvolvedores conseguirá traçar um plano de ação e desenvolvimento para o sistema. O papel dos engenheiros, nesse caso, será justamente identificar quais são as demandas que podem ser atendidas, considerando os recursos disponíveis na empresa e os limites da própria tecnologia.

Outras formas eficientes de adaptar o projeto às necessidades dos usuários são os processos de desenvolvimento em ciclos curtos e o design thinking. O desenvolvimento em ciclos curtos permite que o software seja colocado em funcionamento em menos tempo, pois as funcionalidades vão sendo liberadas aos poucos. Além disso, os usuários podem fornecer feedbacks do que já foi disponibilizado. Dessa forma, a equipe de TI pode realizar correções e alterações ainda durante o desenvolvimento.

Já a metodologia design thinking é uma modalidade em que a inovação é totalmente focada nas pessoas. Nela, os desenvolvedores ouvem os usuários com atenção e até recebem ideias para o software. Em seguida, os especialistas devem imergir na realidade e rotina dos usuários, criando empatia e entendendo suas necessidades.

A partir dessa experiência, elabora-se um protótipo para o programa. Se os feedbacks, os resultados e as métricas forem satisfatórios, o projeto segue para desenvolvimento. No entanto, se a resposta for negativa, será preciso repensar o que foi criado. Aprenda aqui como obter mais agilidade nos processos de sua companhia utilizando essa metodologia. Para dicas gerais sobre os processos de TI e como torná-los mais eficientes, acesse o post “Projetos de TI: Pesadelo ou Solução?”.

#4 Inclua os usuários na etapa de testes

Como em todas as ações de transformação digital, o foco do desenvolvimento deve ser o usuário final da ferramenta. Para ganhar tempo nesse estágio do processo, o ideal é aproximar os usuários dos engenheiros, incluindo os primeiros já na fase de testes.

A Agência de Sistemas de Informações de Defesa dos Estados Unidos adotou essa estratégia em um projeto de TI que foi muito bem-sucedido. Eles criaram um sistema virtual que integrou os desenvolvedores e os usuários durante os testes, tendo o cuidado de gravar essas ações para análise posterior.

Esse tipo de material, se coletado nas fases iniciais, poderá ser útil para que a equipe antecipe e resolva problemas, antes mesmo que o software seja disponibilizado on-line. No exemplo citado, o formato foi utilizado repetidamente pela agência até a finalização de um sistema de apoio global de combate.

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#5 Entenda seus clientes e colaboradores


Para processos voltados aos consumidores externos, entenda as necessidades do público antes de elaborar um projeto. Uma boa estratégia para atingir esse objetivo é realizar uma pesquisa de mercado. Empresas como o Google e a Amazon lideram em seus segmentos pois são os melhores em atender às necessidades dos consumidores.

O Google, por exemplo, é o buscador mais eficiente, traz resultados de pesquisa relevantes e que realmente levam os usuários até o que eles estão procurando. Já a Amazon consegue oferecer ótimas experiências para seus consumidores em termos de vendas e oferta de serviços.

Da mesma forma, um novo app ou canal de comunicação precisa levar em conta qual é a tecnologia preferida dos clientes para conversar com a empresa. É com esse foco que diversas companhias têm adotado atendimento via chat em seus sites, por exemplo.

#6 Crie um ambiente propício à inovação


É preciso estar ciente de que ferramentas digitais, aplicativos e sites podem se tornar obsoletos com o tempo. Uma empresa que investiu muito em atendimento via Twitter ou Facebook, por exemplo, corre o risco de perder esse canal caso as redes sociais implementem mudanças drásticas em seu formato ou simplesmente deixem de existir.

O ideal é que haja um ambiente favorável à inovação tecnológica, de maneira que essa seja uma cultura permanente, e não um movimento pontual. É preciso que a companhia seja capaz de se adaptar às mudanças do mundo digital e de manter seus recursos em constante evolução.

Uma forma de incentivar essa cultura é separar o departamento de TI em dois times: um fica responsável pela rotina e sustentação e o outro, dedicado à inovação. Um dos grandes empecilhos para a inovação no ambiente de TI é a quantidade de tarefas burocráticas e rotineiras com que o departamento precisa lidar, como chamados de usuários que perderam suas senhas e correções em softwares.

Grandes empresas do varejo já utilizam esse modelo ao lidar com desenvolvedores, designers e outros especialistas cujo foco é a criação. Graças a essa estrutura diferenciada, seus departamentos de tecnologia inovam com mais agilidade, porém, sem perder a robustez e a segurança que a rotina empresarial exige. Confira aquimais informações sobre TI Bimodal e como conciliar robustez e agilidade. 

#7 Mantenha-se atualizado


Assim como é importante investir em um ambiente de inovação, é necessário que o CIO e sua equipe estejam sempre atualizados com as tendências e novidades tecnológicas.

O Gartner, consultoria especializada, mostrou, em estudo divulgado em 2016, que a inteligência artificial é uma das principais tendências para os próximos anos. No entanto, muitas empresas ainda utilizam apenas a força humana no atendimento via redes sociais - mesmo com a existência de novas tecnologias que poderiam ajudar no processo, como os chatbots.

Outra tendência é uma utilização ainda maior dos serviços na nuvem. Segundo a empresa de pesquisas IDC, até 2020, cerca de 67% dos gastos com softwares terão alguma relação com ferramentas hospedadas na nuvem.

#8 Conte com ajuda especializada


A mudança de um processo analógico para o digital pode ser difícil para uma empresa que não possui a expertise necessária, ou simplesmente não está pronta para encarar essa jornada sozinha. Nesses casos, vale a pena avaliar a possibilidade de contratar uma consultoria externa. Empresas especializadas possuem mais conhecimento técnico sobre o assunto e, provavelmente, já lidaram com desafios semelhantes ao seus.

Também é preciso considerar o custo: adotar uma solução pronta pode implicar investimento menor do que desenvolver a ferramenta internamente. Isso porque um bom projeto geralmente precisa envolver equipes multidisciplinares, com grande variedade de especialistas, para atingir os objetivos traçados.

Na hora de escolher uma solução, também é preciso estar atento ao quanto essa tecnologia pode ser customizada e receber adaptações. Muitas vezes, as opções mais baratas não podem ser personalizadas e, dessa forma, comprometem a eficácia do processo como um todo.

#9 Aproxime os colaboradores e parceiros


Um projeto de transformação digital exige vários parceiros e interação direta com outros setores, inclusive externos. Afinal, nem sempre é possível encontrar em um só local/ pessoas que possuam a expertise necessária.

Contudo, quando há diversos players envolvidos, é normal que ocorram problemas de comunicação entre eles – o que pode atrasar o processo. Para resolver a questão, o ideal é aproximar fisicamente as partes, com o intuito de agilizar a troca de informação e diminuir os ruídos.

Caso isso não seja possível - pela interferência de fatores como grandes distâncias ou falta de espaço físico - uma opção é utilizar ferramentas de gerenciamento de equipes. Com elas, é possível integrar diversos usuários em apenas um ambiente, distribuir tarefas e controlar o andamento delas, abrir tíquetes, armazenar histórico de ações, entre outras funcionalidades.

Saiba mais

Mesmo com todas essas orientações, adaptar uma empresa para o mundo virtual pode ser um desafio. Para que esse esforço traga os resultados esperados, você pode contar com a ajuda de especialistas em tecnologia e gestão de projetos digitais. Isso vai possibilitar que sua companhia faça a transição com segurança, de forma mais rápida e assertiva.

É preciso lembrar que, por mais trabalhosa que seja a mudança, ela representa uma estratégia eficaz para garantir muito mais controle e produtividade, com redução de custos ao final do processo. A rentabilidade e o futuro do próprio negócio passa por essa evolução.

Para entender mais sobre transformação digital, TI Bimodal e outros assuntos que fazem parte da rotina de TI, confira nossos e-books e navegue em nossa biblioteca digital.

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