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Como ter mais agilidade na gestão de processos?

13/fev/2017 19:26:32 por Equipe fluig
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 Diariamente nos deparamos com diversos assuntos sobre melhores práticas de negócios, buscando ampliar o desempenho organizacional da empresa. 

Neste cenário, todo bom gestor deve enxergar a empresa por processos e não por áreas, possibilitando uma visão mais sistêmica, ampla e eficiente. Quanto maior o controle, a flexibilidade e a agilidade nos processos da empresa, melhor serão os resultados obtidos.

Porém, para uma boa gestão de processos não basta apenas possuir essa visão sistêmica, é necessário colocar em prática, demonstrar como funciona cada etapa operacional de cada processo vinculado a empresa. Para isso, podemos recorrer a diversas metodologias administrativas e ferramentas que auxiliam nessas ações e tomadas de decisões.

BPM: O caminho para agilidade operacional

Existem diversas definições para o BPM (Business Process Management), então vamos apresentar uma das mais conhecidas para mostrar um conceito de fácil entendimento.

Segundo o Guia BPM CBOK:

“Gestão de Processos de negócio ou BPM – Business Process Modeling é uma abordagem disciplinada para identificar, desenhar (ou projetar), executar, medir, monitorar e controlar processos de negócio, automatizados ou não, para alcançar consistência e resultados alinhados aos objetivos estratégicos da organização. O processo envolve ainda, com ajuda de tecnologia, formas de agregar valor, melhorias, inovações e o gerenciamento dos processos de ponta a ponta, apresentando uma melhoria do desempenho organizacional e dos resultados de negócios”. (2009)

O conceito do BPM surgiu na década de 80 como modelo de gestão japonês, que, posteriormente, na década de 90 foi atualizado e melhorado pela Universidade de Harvard, se tornando um modelo a ser utilizado e copiado por diversas empresas conhecido como Reengenharia de Processos – BPR.

Apenas em 2006, a metodologia BPM começou a ser vista por gestores e executivos como automação de processos por meio de softwares devido ao avanço da tecnologia e sua necessidade no gerenciamento de dados.

A unificação da tecnologia com os processos operacionais em busca de desenvolver a melhor solução para a automatização, permitiu que o BPM se tornasse uma ferramenta necessária para o gerenciamento pleno da integração de pessoas-processos-softwares.

O foco principal do BPM é fornecer uma ampla visão em conjunto com técnicas de gestão que ajudam as empresas a conhecer, estudar e administrar de forma mais eficiente, produtiva e integrada todos os processos, permitindo detectar com precisão eventuais falhas no fluxo operacional ou na estrutura de cada processo.

Vantagens do BPM

Ao contrário da gestão de projetos, onde cada projeto é finito, possuindo início e fim, a gestão de processos é contínua e deve ser acompanhada periodicamente para que sempre haja melhorias ao longo de sua execução. Isso faz com que as empresas levem sempre novos benefícios aos seus sistemas e em seu desenvolvimento.

Transparência nos processos:

Uma metodologia de gestão associada ao BPM proporciona maior transparência nos processos, uma vez que todos estarão bem estruturados, definidos e alinhados aos contextos operacionais permitindo que toda a equipe consiga visualizar cada etapa.

Controle:

O BPM possibilita visualizar indicadores de desempenho que revelam a performance da empresa associados aos seus processos e, assim, promove maior controle.

Produtividade:

Um dos objetivos do BPM é aumentar a produtividade, garantindo a eliminação de possíveis barreiras no gerenciamento dos processos, facilitando a visualização e conscientização dos fluxos de trabalho.

Automação:

A visualização das etapas dos processos bem definidas e o controle em busca de aumentar sua eficiência, permite o desenvolvimento e a implementação de rotinas em softwares de gestão corporativa, facilitando a integração dos dados e seus fluxos operacionais.

Agilidade:

Com fluxos de trabalho mais fluídos, os processos da empresa se tornam mais ágeis e o tempo de resposta ao mercado é menor.

Eficiência:

A informatização de processos dá melhor entendimento sobre como os mesmos devem ser conduzidos. O resultado é uma equipe mais eficiente e, consequentemente, uma empresa mais eficiente diante dos desafios do mercado.

Redução de Custos:

Os custos operacionais são reduzidos à medida em que os processos se tornam mais eficientes e os resultados passam a ser mais frequentes.

Segurança:

Uma vez que o BPM auxilia na automatização e unificação de processos, a segurança das informações é maior, garantindo assertividade nos fluxos operacionais.

Entendendo BPMS e BPMN

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Após compreendermos sobre o funcionamento de uma metodologia e seus benefícios, não podemos deixar de abordar sobre a tecnologia BPMS.

Mas o que são BPMS (Business Process Management System)? É o termo utilizado para definir os sistemas de gerenciamento de projetos, ou seja, os softwares desenvolvidos com base na aplicabilidade do BPM.

Os BPMS são soluções de software que permitem definir, simular, distribuir, executar, monitorar, controlar, analisar e otimizar as tarefas e atividades de processos organizacionais. Estas soluções gerenciam todo o ciclo de vida do processo, com o objetivo de aprimorar o desempenho e a eficiência operacional, exatamente como visto na metodologia BPM.

Atualmente, existem diversas empresas de tecnologia especializadas no desenvolvimento destas soluções, oferecendo serviços de outsourcing para as empresas que buscam o desenvolvimento e otimização no gerenciamento de seus processos.

A modelagem de processos é uma etapa chave para o BPM, utilizada para descrever o detalhamento do processo e suas etapas. Para isto, existe a notação BPMN (Business Process Model and Notation), que ilustra o processo de uma maneira simples e clara especificando o processo do negócio em um diagrama que é fácil de ler tanto para os usuários técnicos quanto para os usuários de negócios de forma intuitiva.

O BPM em seu negócio

A forma mais prática de viabilizar BPM em seu negócio é através da utilização de soluções disponíveis por empresas especializadas no mercado (BPMS), no qual é possível obter consultoria técnica dos serviços prestados, como customização, treinamento e a implantação do sistema. Em paralelo, é fundamental a criação da documentação de todos os processos descrevendo todas as etapas e ilustrando seu fluxo por meio de notações BPMN.

Após a adequação do software BPMS e da documentação realizada, devemos compreender o ciclo de vida desta metodologia compostos pelas seguintes etapas:

  1. Modelagem dos processos
  2. Simulação
  3. Execução
  4. Controle
  5. Otimização

É fundamental que o gestor e sua equipe de processos se aprofunde em cada etapa deste ciclo, assim, será certa a aplicabilidade de forma correta e eficaz com alinhamento ao modelo do negócio.

Adicione precisão e assertividade em seu negócio!

 

 

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