#Produtividade

Controle e Visibilidade de Gestão não é uma Utopia

12/jun/2017 17:30:26 por Equipe fluig
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Apesar da explosão de softwares de gerenciamento de projetos, muitas empresas ainda preferem "fazer as coisas na hora", ou seja, descobrem os processos à medida que avançam.


Diversos empreendedores ainda confiam em soluções ad-hoc, à medida que surge algum problema, ao invés de de tirar algum tempo para documentar e automatizar os principais processos com antecedência.

Quando se tem uma operação pequena, é fácil resolver isso ou complementar os processos atuais com alguma otimização de produtividade. Mas se você quiser que seu negócio tenha escala, previsibilidade e eficiência, você precisa não só estabelecer processos claros, mas também otimizar esses processos. É aí que entra em jogo, o gerenciamento de processos, ou BPM.

Você sabe tudo o que acontece no seu negócio?

O gerenciamento de processos de negócio é a automação, execução, controle, medição e otimização de fluxos de atividades empresariais para maximizar o impacto de insumos (tempo, dinheiro, recursos etc.).

Praticamente, isso significa avaliar os processos atuais de sua empresa e, em seguida, identificar as oportunidades para melhorar os resultados de desempenho. Por exemplo, faturamento e contratos são duas das oportunidades mais comuns de melhoria de BPM. Reduzir a papelada utilizando trabalhadores remotos pode agilizar o processo, trazendo nova eficiência para o sistema e reduzir despesas gerais.

Processos alinhados trazem lucro!

Pense sobre por que um restaurante de serviço rápido como o McDonald's opera tão eficientemente. Cada funcionário é parte de uma máquina bem azeitada seguindo os mesmos processos documentados, independentemente de um local de franquia, equipes de gerenciamento ou propriedade de franquia.

De acordo com o blog Cleanify sobre porque as franquias McDonald's são eficientes por causa de BPM, eles apontam que tudo tem um sistema e um processo. Eles instruem exatamente como pegar um saco de batatas fritas e entregá-lo a um cliente. É uma maneira muito específica de trabalho, e se você fizer isso errado, você é corrigido por um gerente. É por isso que eles são tão bem sucedidos. Eles têm uma razão por trás de tudo o que fazem.

A percepção da importância do controle e visibilidade das operações está aumentando. Há uma crescente crença entre as grandes organizações que a gestão da lista de tarefas e velocidade nos processos são essenciais para o gestor desempenhar e ter noção do status do seus negócios.

Os tomadores de decisão nos negócios também estão descobrindo que oferecer uma abordagem sistemática através da qual os processos de negócios da empresa se tornam melhores, proporcionando uma vantagem competitiva em um mercado lotado de concorrentes.

Quando os processos mudam, eles influenciam a forma como os funcionários interagem com as informações da empresa e com os outros. É possível sincronizar esses processos de negócios com as necessidades dos clientes e auxiliar os tomadores de decisão de negócios com seu planejamento, monitoramento, medição e implantação de recursos da empresa conforme necessário.

Quando essa gestão de processos é aplicada corretamente, ela:

  • Aumenta a produtividade,
  • Reduz os custos e
  • Reduz drasticamente os erros processuais.

 

Melhore o valor do seu negócio

As empresas que implementam a gestão de processos se beneficiam de um aumento de 41% no ROI dentro de um ano, de acordo com a pesquisa da AIIM. Outros benefícios incluem: 

  • Melhor encaminhamento entre as pessoas (62%),
  • Menos revisão e aprovação ciclos (33%),
  • Maior roteamento e agilidade organizacional entre os processos (42%) e é claro você sabe de tudo o que acontece no seu negócio.

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Levando uma gestão mais prática e eficiente para o seu negócio

Cada vez mais, empresas de todos os tamanhos, incluindo startups e pequenas empresas, estão reconhecendo que a gestão de processos em tempo real é fundamental para melhorar a eficiência, reduzir os desperdícios de recursos da empresa e aumentar sua linha de produção.

 Veja dicas de como começar:

#1 Comece com o que você tem.

Já tem alguns processos delineados? Ótimo! Comece a construir a partir daí.

Todos os seus processos estão "na sua cabeça"? Tudo bem também. Ao longo de dia, começe a escrever tudo o que você faz. Em breve, você começará a notar padrões de processo emergentes, bem como os gargalos mais comuns.

#2 Não assuma que a automação corrigirá todos os seus problemas.

Sim, automatizar processos comuns pode poupar tempo e dinheiro, mas somente se os processos que você tem no lugar são eficazes. Um mau processo não vai melhorar através da automação. Procure a causa do problema do negócio para descobrir e anular ineficiências.

#3 Avalie o que você tem.

Registre suas capacidades atuais e anote o que está faltando em relação aos requisitos, então você só investirá em tecnologias ausentes e irá evitar duplicações desnecessárias.

#4 Comece com as necessidades do negócio

Acompanhe os requisitos de negócios e use-os para criar suas necessidades funcionais de acordo. Use necessidades funcionais para desenvolver requisitos técnicos e atribua-os aos seus conjuntos de tecnologia existentes.

#5 Mobilidade.

Investigue se as tecnologias móveis e em nuvem, incluindo aplicativos para dispositivos móveis, que podem fornecer soluções para suas necessidades atuais e ajudar as partes interessadas e a equipe remota em seus processos. Tire um tempo antes de implementar essas tecnologias para entender como elas se alinham com seus aplicativos corporativos atuais. Lembre-se, gestão de processos também pode desempenhar o papel do mecanismo de integração.

#6 Construa a otimização em tempo real.

Adote um programa contínuo de melhoria que monitore e otimize continuamente as mudanças em tempo real. Dê preferência para um software que ofereça um dashboard em tempo real e de qualquer lugar.

No ambiente empresarial, tão exigente, de hoje o que prioriza é a flexibilidade, velocidade, qualidade, produtividade, eficácia e a inovação, de uma estratégia de negócios competitiva e sua execução operacional crítica. Assim, alinha eficiência operacional com flexibilidade para inovação.

O BPM ajuda uma empresa a atingir essas características fornecendo as melhorias de desempenho organizacional da empresa com base em melhorias nos processos. Fazendo com que foque na melhor execução da operação deixando recursos liberados para dedicar-se à inovação.

Graças a softwares de gestão de processos de Negócios, as empresas têm uma plataforma que eles precisam mudar seus processos existentes ou implementar novos mais rápido, mais suave e mais eficiente do que jamais poderia fazer com qualquer outra opção.

Esta capacidade de permanecer flexível e adaptar-se rapidamente face às mudanças previstas e inesperadas é um poderoso motor de vantagem competitiva para cada empresa.

Conte com uma plataforma para controle de tarefas com foco no uso pessoal e que busque uma evolução em direção ao workflow. Dê preferência a uma plataforma que inove ao priorizar o ambiente corporativo e fazer o caminho inverso: extrair do BPM um aplicativo simples e ágil, mantendo a robustez e extensão de uma solução completa de gestão de processos.

Pronto para agilizar os processos existentes enquanto potencializa o seu ROI? 

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