#Institucional , #Transformacao Digital , #Produto

Digital Workplace: dicas práticas para o futuro das organizações.

22/ago/2016 14:28:55 por Isabela Ramos

digital_workplace-704x454.jpg

Outro dia, em um intervalo de um grande evento de TI estava em uma animada conversa com alguns CIOs quando levantei o assunto “Digital Workplace”. Fiquei surpreso com a reação. Silêncio por algum tempo e depois algumas perguntas como “que é isso?”, “é mesma coisa que intranet?” e por aí. Ficou claro que não havia consenso sobre o assunto. Assim, a discussão derivou primeiro para conseguirmos chegar a um consenso do que é Digital Workplace.

Entendemos no final que “o trabalho é o que você faz e não o local onde você vai e que Digital Workplace é um conjunto de tecnologias e práticas que permitem uma pessoa trabalhar de forma colaborativa exercendo todas suas atividades (acessar todas as aplicações que precisa do e-mail aos sistemas administrativos como ERP), de qualquer lugar (casa, escritório, aeroporto), na hora que você precisa e usando qualquer dispositivo”.

E o que motiva uma empresa a pensar e colocar em prática uma estratégia de Digital Workplace?
  • Os problemas de mobilidade urbana nas grandes cidades e suas consequências nos funcionários como perda de produtividade e aumento do stress.
  • O avanço da disseminação da Internet, mobilidade e plataformas sociais.
  • A geração denominada nativos digitais está cada vez mais presente nas empresas.
  • Os funcionários querem, independente de geração, mais qualidade de vida, e indiscutivelmente, flexibilidade no trabalho.

Ora, se a tecnologia não é impeditiva, o que impede? Foram citados aspectos culturais, reação à mudanças e a legislação obsoleta que temos. Mas, são impeditivos intransponíveis ou podem ser contornados?

 A partir daí a conversa fluiu bem legal e quero compartilhar aqui com vocês os insights gerados.

  • No mundo atual a velocidade das mudanças se acelera a cada dia. Basta lembrar que o iPhone surgiu em 2007 e o iPad em 2010. Há dez anos não existia Facebook e Twitter. O trabalho está cada vez mais colaborativo e trabalhar em equipes é o atual procedimento padrão do trabalho. Colaboramos com outros funcionários para as atividades do dia a dia, gerar novas idéias, analisar informações e tomar decisões. Interagimos com os clientes de forma crescente. Aliás, em muitos negócios os clientes já estão dentro dos processos de negócio das empresas, como em bancos e empresas aéreas. Nós mesmos, enquanto clientes, exercemos atividade bancárias e aeroviárias que há uns dez anos atrás eram feitas exclusivamente por funcionários destas organizações. Interagimos com o staff administrativo para submeter um reembolso de despesas e com o RH para resolver uma pendência de férias. Enfim, uma organização atua de forma interativa e colaborativa todo o tempo.
  • A geração dos chamados nativos digitais está cada vez mais numerosa nas empresas. E eles entram acostumados a usar diversas tecnologias e esperam continuar as usando no trabalho. São íntimos da tecnologia e se sentem desamparados se forem impedidos de as usarem. Para a geração digital um smartphone , um tablet e seus apps são como papel e caneta para a geração analógica. Revista para eles é um tablet que não funciona e receiam mais ficarem obsoletos tecnologicamente que perderem seus empregos.
  • A separação entre trabalho e vida pessoal está cada vez mais tênue e, enquanto trabalhamos interagimos com nossos colegas, sejam estes da empresa e de outras, interagimos com nossos familiares, resolvemos problemas com clientes ou mesmo pessoais, e reservamos uma passagem aérea, seja para uma viagem a trabalho ou lazer. Tudo em multitarefa. Na prática dissemina-se mais e mais o conceito das pessoas poderem gerenciar sua vida pessoal do trabalho, relembrando que a separação entre trabalho e vida pessoal está cada vez mais tênue.

digital_workplace_evolucao

Neste contexto é que o conceito de Digital Workplace precisa ser debatido. Não é uma simples questão de tecnologia mas uma possibilidade potencial da empresa conseguir vantagem competitiva com aumento da produtividade e retenção dos melhores talentos. É uma questão de estratégia de negócios.

 Um dos presentes à conversa levantou um ponto interessante. Muitas empresa criam iniciativas para usarem redes sociais como Facebook, YouTube e Twitter para se engajarem e colaborarem com seus clientes, mas esquecem que seus clientes também são seus funcionários. As mudanças de hábito dos clientes, sua demanda pelo uso de novas tecnologias de fácil uso e intuitivas, também são demandas dos seus próprios funcionários. E este fato acaba ficando em segundo plano. Listamos empresas que sabíamos que possuem estratégias conhecidas de engajamento digital para com clientes, mas que internamente ainda atuam no papel e caneta, com uma simples intranet unidirecional como apoio ao modelo de trabalho. E a lista ficou longa...

cios discutem transformacao digital
 

E como criar esta estratégia?

Primeiro é necessário uma motivação forte. O modelo de trabalho que usamos hoje é adequado às necessidades da empresa? A produtividade está abaixo do seu potencial? Não sabemos, não é? Então um primeiro passo é um diagnóstico que analise o status atual (nível de produtividade, satisfação dos funcionários, etc.) e desenhe uma estratégia de curto, médio e longo prazo. Mudanças sempre geram reações e estas não devem ser subestimadas.

Já vi cases de sucesso de Digital Workplace serem apresentados em eventos internacionais quando na prática seu uso continuou extremamente limitado pois questões culturais inerentes à empresa e a falta de adesão dos executivos seniores se tornaram barreias intransponíveis.

Depois do diagnóstico nada melhor que um projeto piloto limitado em escopo, que avalie não apenas as tecnologias adotadas, mas a reação dos funcionários e da gestão da empresa ao novo modelo de trabalho. À medida que o piloto mostre resultados positivos e seja refinado, amplia-se sua utilização até o momento em que toda a organização provavelmente estará atuando sob o conceito de Digital Workplace. E o trabalho não pára aí. Os ajustes devem ser contínuos, mesmo porque novas tecnologias sempre surgirão e que poderão provocar mudanças comportamentais, que precisam ser refletidas no modelo de trabalho.

 

Como viabilizar sua estratégia de Digital Workplace?

Muito provavelmente sua empresa já possui uma variedade de sistemas legados - ERPs, CRMs, desenvolvimento inhouse, intranets e etc - improváveis de serem trocados em sua totalidade. O desafio prático é equilibrar a digitalização, modernização e integração desses sistemas contextualizadas com as necessidades do negócio.

O Gartner classifica essas soluções viabilizadoras como “ Digital Workplace platform”. Essas plataformas, oferecem o “caminho” para integração com stack legado e agrega funcionalidades essenciais para uma estratégia digital. Como por exemplo portais para intranet e extranet (Ou seja, a interface única do ambiente digital da sua empresa).

Outras possibilidades é a aquisição de múltiplas soluções stand alone e\ou o desenvolvimento inhouse. Nesse dois casos, também possíveis, é importante lembrar da complexidade e do custo de aquisição, manutenção e evolução da solução.

 

Outras recomendações interessantes que surgiram da conversa:
  • A estratégia de Digital Wokplace não deve ser ação isolada de TI mas estratégia da corporação com atuação forte do RH ( e outras áreas como jurídico) e principalmente adesão dos executivos seniores.
  • As empresas tem diversas gerações em seus quadros e portanto não se pode criar um modelo único, mas entender que os níveis de conforto e interesse com as tecnologias variam bastante. Existem os nativos digitais, que nasceram com a Internet como pano de fundo e portanto seu uso é natural, os naturalizados digitais (que vieram do mundo analógico mas se adaptaram muito bem ao mundo digital), os migrantes (que aceitam com alguma relutância o mundo digital, mas conservam muitos dos seus hábitos), os turistas (que são bastante relutantes no uso da tecnologia limitando seu uso ao mínimo necessário, que visitam o mundo digital para executar uma tarefa e retornam rápido a sua zona de conforto) e os eremitas, que não usam tecnologias...são raros, mas ainda existem dentro das empresas. Se o foco é aumentar produtividade, ignorar este fato será contraproducente.
  • Medir continuamente o resultado da estratégia. Qualquer investimento precisa trazer algum retorno á empresa e isto obviamente demanda mensuração constante, até mesmo para avaliar se a trilha percorrida está correta. Se o objetivo foi aumentar produtividade, quanto foi este aumento? Se o objetivo foi aumentar o nível de colaboração e incentivar a inovação dentro da empresa, que resultados foram obtidos?
  • Não force a situação. A adesão tem que ser natural e isso só acontece quando os funcionários identificam o que tem a ganhar saindo de sua zona de conforto e indo para um novo modelo de trabalho. Comunicação é a palavra chave neste caso.
  • Não comece pela tecnologia. De maneira geral os fornecedores de tecnologia tendem a mostrar um quadro bem mais róseo que a realidade propondo que o Digital Workplace aparece naturalmente com a aquisição de sua tecnologia. Não é verdade. Sem tecnologia nada acontece, mas a mudança é muito mais conceitual e cultural que tecnológica. A tecnologia é um meio e o não um fim em si mesmo.

 Realmente a conversa foi bem interessante e muitos dos CIOs saíram da discussão com projetos na cabeça. Bem, daqui a alguns meses pretendo retornar a eles e ver o que foi feito. Mas desejo sucesso a todos!

cios discutem transformacao digital 

cezar_taurion Artigo escrito por Cezar Taurion 
Sócio fundador e CEO da Litteris Consulting. Anteriormente foi por 12 anos Diretor de Novas Tecnologias Aplicadas e Chief Evangelist da IBM Brasil.  Consultor com experiência profissional tendo sido líder da prática de IT Strategy da PwC. Mestrado em Ciência da Computação e autor de nove livros que abordam assuntos como Transformação Digital  Inovação, Big Data e Tecnologias Emergentes. Foi professor do MBA em Gestão Estratégica da TI pela FGV-RJ e da cadeira de Empreendedorismo na Internet pelo MBI da NCE/UFRJ.

 

Para o fluig, a inovação está presente em cada novo desenvolvimento. E estamos de olho nessa tendência que pode ser tratada como a revolução em produtividade e agilidade. Confira o material que preparamos para que você entenda ainda mais sobre Digital Workplace.

Material Digital Workplace

Isabela Ramos