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Integração de sistemas: Qual a melhor forma?

15/fev/2017 1:00:00 por Equipe fluig

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Atualmente, o gerenciamento de dados é um dos principais paradigmas para as empresas de alta competitividade. Um dos desafios para acompanhar o mercado - cada vez mais veloz - e tomar melhores decisões, é ter controle de dados atualizados e confiáveis.


Diante da necessidade de ter acesso a dados confiáveis, de modernizar sistemas legados, levar inovações para operação e, ainda, garantir a qualidade e sustentação do que já existe é comum surgir diversas dúvidas na hora de viabilizar de fato essas integrações.

O que significa a integração de software? 

Integração de software significa que, os produtos que funcionam como uma solução, ao invés de passarem informação entre os dois sistemas ao longo de uma ponte, os sistemas compartilham o mesmo código e banco de dados. Eles são como um quebra-cabeça em que cada peça interliga firmemente com os outros e, juntos, todas as peças se tornam uma.

Surgimento da necessidade de integrar sistemas

Conforme o tempo foi passando, as empresas foram adquirindo sistemas diversos para atender às necessidades de gestão de diversos departamentos e tornou-se então uma tarefa muito importante e desafiadora para que os sistemas desempenhem sua real funcionalidade. Isso, motivou a indústria da tecnologia a desenvolver novos conceitos, técnicas, softwares e até empresas exclusivamente direcionadas a integrar sistemas.

Um exemplo prático: uma empresa que possui diversos departamentos, e precisa atender à todos. Para isso, ela contrata softwares diferentes que atendam às necessidades de cada um. Um software para o Departamento de Pessoal, outro para atender necessidades do Departamento Financeiro, outro software para atender necessidades da área de Logística, etc... Em alguns casos ainda, opta pelo desenvolvimento interno de um software proprietário ou até, mesmo, terceiriza outro módulo para um software house.

Porém, grande parte dos softwares legados, principalmente os que não foram desenvolvidos em linguagem web, possuem restrições para uma simples integração de dados. Fazendo, por exemplo, com que um simples dashboard de performance demande inúmeras horas da TI. A tarefa designada à esta pessoa para um simples relatório compilado, pode demorar dias inteiros, isso, apenas para exportar dados de cada software e conseguir ter uma leitura inteligente. Ou seja, será utilizado aquele EXCEL estático que demora muito tempo pra ser compilado.

Imagine quanto tempo e dinheiro essa empresa perdeu!

A integração de sistemas pode resolver isso! Ela pode “vestir” todos esses sistemas legados e ERP’s e dar uma visão unificada e atualizada sobre os dados que a gestão precisa para tomar decisões com mais precisão.

A gestão de dados mais inteligente é só a ponta do icerbeg quando falamos de integração de sistemas. Os ganhos estão relacionados diretamente na produtividade e colaboração de toda operação. Exemplo: um processo financeiro que pode depender de vários softwares para ser “entregue”, pode fluir facilmente, pois o analista não precisará abrir um milhão de softwares para trabalhar. Ele trabalha com uma interface só, o que aumenta a produtividade dele e reduz custos de horas ineficazes.

Nesse caso, imagine a economia de licenças de usuários economizadas com uma simples integração?

O uso de sistemas em diversos segmentos e setores, resulta negativamente em um aumento na demanda e gerenciamento dos dados corporativos, e a integração dessas informações.

A maior alavanca na adoção de novos modelos de sistemas veio do custo que um sistema legado gera sobre a empresa. Um sistema legado é o termo utilizado em referência à sistemas computacionais, no qual, utilizam bancos de dados obsoletos da corporação. Os principais problemas de sistemas legados está entre o descompasso com o modelo e as regras de negócio dificultando a implementação de novos processos e a modelagem dos dados. Atualmente, manter um sistema desse em operação gera muitas despesas e poucos retornos.

A necessidade de acompanhar processos gerenciais de qualquer lugar, foi um dos fatores motivadores para expansão da tecnologia de integração de sistemas, no qual é considerado como protagonistas viabilizadores, os smartphones: por proporcionar mobilidade e flexibilidade à gestão, permitindo realizar aprovações e visualizar processos em qualquer lugar, mesmo fora do ambiente corporativo.

Quando as entradas são limitadas a uma atividade da empresa, as saídas também serão, o que torna o sistema de informação isolado, limitando as decisões tomadas. Para aumentar a capacidade de decisão, é necessário a disponibilidade de informações mais abrangentes, disponíveis em mais de um sistema de informação que, portanto, devem ser integrados. (Favaretto - 2011)

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Dicas para integração do seus sistemas

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Sabemos o quanto é importante para nossa organização a integração de sistemas, porém, por onde começar?

Atualmente, o maior desafio está na forma como os sistemas foram implementados. Cabe adotar metodologias como ferramentas para adequar o modelo de negócio e os processos da empresa à topologia desejada de sistema no planejamento da integração.

Não exagere na lista de processo

É comum quando estamos buscando uma nova solução para os problemas de integração listar todos os processos em busca de atender a todos os requisitos que a corporação necessita. Porém, isso torna o projeto muito extenso e complexo, aumentando o tempo e custo para a implementação. Processos de integração são executados periodicamente sob uma ferramenta de gestão, definindo prioridade e determinando quais processos são mais emergenciais para o seu negócio - isso torna a integração mais viável e mais consistente.

Evite projetos “paliativos”

Durante a execução do projeto de integração é comum que certos processos não estejam completamente bem definidos e planejados de acordo com o escopo do negócio. Isso pode gerar correções paliativas, o que é totalmente inadequado durante o desenvolvimento da integração, e que a médio e longo prazo acarreta em alto custo para manutenção. O ideal é redesenhar o processo que está mal definido e estabelecer as suas devidas correções.

Busque o equilíbrio entre processos e sistema

Não é comum que os processos e procedimentos organizacionais sejam todos refeitos em virtude de um projeto de integração, assim como também é raro que uma integração reflita com exatidão os processos internos atualmente em vigor. O importante é que a equipe envolvida se preocupe em criar um ambiente propício a uma negociação flexível e em bons termos entre as áreas envolvidas de modo a viabilizar a integração em relação a custo e prazo.

Ferramenta de gerenciamento

Durante o planejamento não existe a melhor ferramenta, e sim qual mais se adequa ao seu negócio. O BPM é uma das ferramentas adotadas pelos profissionais. A sigla BPM significa Business Process Management - em português, Gerenciamento de Processos de Negócio. Esta tecnologia tem como intuito trazer à tona informações pertinentes de como os processos são executados para que melhorias possam ser realizadas e os processos possam ser gerenciados possibilitando uma melhor tomada de decisões e visão do negócio como um todo. 

Visão sistêmica

Dentro da nossa análise sistêmica, devemos observar quais as técnicas mais compatíveis com o seu planejamento de integração e seu grau de complexidade nos processos. A integração de sistemas de informação pode ser realizada de várias formas e pode ser classificada de acordo com seu foco e técnica utilizada.

Tecnicamente existem cinco níveis de integração, partindo da mais simples à mais complexa.

  • Primeiro nível: está a menos funcional e mais suscetível a erros de integração, que se dá por meio da inserção de dados de processos humanos.
  • Segundo nível: acontece através de uma ferramenta que intermedeia a comunicação entre dois sistemas servindo como sincronizadora.
  • Terceiro nível: consiste na troca eletrônica de dados. Um sistema os exporta e outro sistema os importa.
  • Quarto nível: possuímos dois ou mais sistemas compartilhando a mesma base de dados, por exemplo, os softwares de ERP.
  • Quinto nível: integra os sistemas de forma transparente, principalmente por meio de API, no qual os sistemas trocam informações consumindo rotinas disponibilizadas pelo sistema de requisição. Exemplo: os aplicativos para smartphone que consomem serviços de plataformas web.

Soluções Outsourcing

A busca por terceirização de serviços de TI vem crescendo continuamente. Quando falamos de serviços de sistemas, suas integrações e seu nível de complexidade em determinados casos fazem com que a opção pela terceirização destes serviços sejam mais viáveis e vantajosa para as empresas.

Se você tem uma ampla gama de sistemas que precisam ser atualizados, ou complexas exigências de informação em tempo real, procure uma plataforma digital workplace.


 

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