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Projetos de TI: Pesadelo ou Solução?

6/abr/2017 18:00:24 por André Rabelo

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Em um estudo realizado pela PwC, 80% dos Presidentes & CEOs acreditam que a inovação traz eficiência e competitividade; independentemente do tamanho ou segmento da empresa.


Porém, essa jornada da inovação (inclusive as mais triviais) simplesmente não funcionam em diversas empresas, seja porque essas empresas se adequam mais lentamente ou por não conseguirem mudar a sua forma vigente de trabalhar.

Independente do motivo, é muito comum - quando se trata de inovações e projetos ligados a tecnologia - escutarmos de alguns de nossos clientes coisas do tipo:

  •        “Tudo trava na área de TI”;
  •        “Depois que vai para lá, a gente nunca sabe o que acontece”;
  •        “Gostaria de não ter que depender da TI para isso”.


Infelizmente, esse tipo de relação entre TI-Áreas de Negócio é mais comum do que se imagina. Parte disso pode ser originado pelo entendimento do papel da própria TI na empresa e outra, por práticas e abordagens equivocadas diante dos projetos corporativos de inovação e tecnologia.

 

1 – O papel da TI na empresa

Ainda hoje a TI é vista em algumas organizações, inclusive por ela mesmo, como um fornecedor exclusivamente responsável por garantir a sustentação da infra, rede, softwares legados e outros detalhes do “pacote” já existente de tecnologia da empresa. Apesar da importância desse “pacote”, cada vez mais é esperado um papel “mais estratégico” da área de TI, no qual ela não só sustente, mas direcione e viabilize toda a evolução da empresa para um negócio mais eficiente, inteligente e digital.

Justamente nessa zona cinzenta de saber até onde vai a TI é que se encontra as principais oportunidades e, claro, conflitos internos.

Mas o que faz muitas vezes projetos e ideias não irem pra frente? Nunca saírem do papel? Ou pior: simplesmente não saírem conforme o planejado?

 

2 - Abordagens dos projetos corporativos de Inovação & Tecnologia

O distanciamento e a falta de entendimento que podem ocorrer entre a TI e as áreas de negócio é parte da resposta pela falta de sucesso comuns em alguns projetos corporativos de inovação & tecnologia . A outra parte está na abordagem prática diante desses projetos.


Mas antes, por que esses projetos existem? Quais projetos são esses?

A empresa é como uma máquina; em que a TI cuida dos sistemas – que já existem e dos que poderão vir a existir – dessa máquina. Na busca por melhores resultados em seu funcionamento, as outras partes da máquina solicitam à TI ajustes e inovações que possam permitir operar de forma mais eficiente e com mais qualidade, porém a TI não deve ser somente reativa, mas também sugerir iniciativas de ganhos de performance. Essas iniciativas podem ser das mais diversas, como por exemplo:

  • Automação de uma série de processos manuais;
  • Acessar/inserir dados e interagir com sistemas/processos de formas mais práticas;
  • Integração da operação entre uma área e outra;
  • Digitalização da interação entre colaboradores, processos e sistemas;
  • Levar mobilidade para um processo ou atividade;

Cada projeto solicitado à TI tem o seu grau de complexidade, especificidade e urgência. Agora; mesmo com todos projetos mapeados, por que eles já não estão "na rua"?

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Problemas clássicos de inovação na TI corporativa

1. Priorização de projetos 
A TI mapeia e centraliza, até certo ponto, as iniciativas/propostas de inovação tecnológica da empresa. Porém, diante de recursos:
  • “Como priorizar esses projetos? “
  • “Qual o grau de relevância para cada área?”
  • “Qual o custo?”
  • “Tenho gente e know how para entregar?”
  • “Qual trará mais retorno para empresa?”
  • “Qual é prioridade para o CEO/dono?”
  • “O responsável daquela área já me ajudou / é importante?”
  • “Qual eu já domino a tecnologia?”
  • “O que consigo fazer sem grandes investimentos?”.
Essas são apenas algumas da série de perguntas que um responsável pela TI faz na hora de priorizar e viabilizar esses projetos. Essa equação não é simples, e deixa explícito que o projeto da sua área não é único e, talvez, um dos últimos da lista.
2. Falta de apoio interno 
Muitos dos projetos de inovação requerem um grau de priorização por parte da organização, seja por: agenda e decisão, orçamento, planejamento para implantação, impacto em mais áreas ou simplesmente porque o dono pediu. A falta de apoio interno acaba sendo, muitas vezes, o maior inviabilizador de novos projetos.
3. Complexidade sistêmica 
Outro problema vivido principalmente pela TI, são as restrições dos sistemas legados e arquitetura existente. Por exemplo: uma área deseja criar fluxos de aprovações mobile para seu time remoto, porém o sistema inviabiliza ou torna muito oneroso esse tipo de experiência.
4. Orçamento restrito 
Na busca por soluções, a TI tem que fazer um verdadeiro malabarismo para equilibrar a complexidade de softwares existentes, múltiplos projetos de áreas diferentes, restrições de mão de obra e know-how e encaixar tudo isso num único orçamento.
5. Mão-de-obra 
Como todo projeto dessa natureza depende de mão de obra qualificada, esse acaba sendo um dos fatores mais críticos na viabilização de projetos. Imagine que a TI está diretamente ligada na entrega de 3 grandes projetos no próximo ano: uma customização em cima de um sistema existente, implementação de um novo sistema e, por último, a criação de uma solução integrada a dois sistemas legados (ERP e CRM).
Imagine agora que cada projeto requer, além do número e tipo de profissional (banco de dados, desenvolvedor mobile, desenvolvedor back end e etc),  o know-how de três linguagens de tecnologias diferentes (Java, .NET e iOS). Onde buscar? Contratar? Terceirizar?...Enfim, a solução de tecnologia deve ser simples, mas nem sempre a resposta é fácil.
6. Atrasos nas entregas / longos ciclos  
Uma das principais reclamações das áreas de negócios, é a suposta demora na entrega dos projetos. Porém, existe complexidades e restrições, por exemplo a arquitetura...legados que acabam sendo o principal entrave para dar vazão com velocidade aos projetos. Independente disso, o desenvolvimento “em pequenos lotes” e com entregas contínuas ainda é pouco utilizado em projetos corporativos internos (falaremos mais desse assunto à frente). Fazendo com que um projeto gigantesco fique anos em desenvolvimento gastando rios de dinheiro sem nenhuma perspectiva otimista.
7. Falta de colaboração & accountability 
Quem de fato é o dono do projeto? TI ou Área de Negócio?
A falta de entendimento de responsabilidade e, principalmente, colaboração entre as áreas é a receita para o descasamento entre o que fooi feito e o que é preciso. Lembre-se daquele projeto que foi um fracasso: Quantas vezes as equipes de desenvolvimento e usuários do sistema se encontraram para desenvolvimento do processo em conjunto? Como era a relação entre as áreas? O desenvolvedor sabia de fato o problema que estava resolvendo? A área de negócio sabia exatamente o que queria com a solução?
Interagir com o usuário somente na especificação do sistema e na implementação é um erro comum e fatal.
8. Pressão das áreas por velocidade 
Independente da priorização, as áreas de negócios continuam sentindo a dor e a falta de solução. Essa urgência se transforma em pressão que por sua vez, acaba trazendo maior distanciamento entre a área de negócio e a TI. E o resultado desse distanciamento é refletido no próprio projeto.
9. Como o projeto é encarado 
É muito comum encarar esses projetos como uma prestação de serviço puramente, no qual as especificações técnicas precisam ser feitas todas antes com pouca margem de manobra e ajuste. Mas é inerente à inovação e tecnologia que itens e funções que não haviam sido previstos antes surjam e, até mesmo, outros desapareçam. Quanto maior o projeto, maior a especificação e maior a probabilidade de mudança. Esse delta entre o que foi planejado e a realidade causa frustração, pois o resultado final não será plenamente atendido, e quem presta o serviço se sentirá “refém” do projeto. Encarar o projeto com um produto a ser desenvolvido e explorado muda completamente essa relação.

10. Cultura e foco

Por último, mas não menos importante: a cultura de inovação e colaboração. Sem um forte viés de interação, criatividade e experimentalismo é muito difícil criar a cultura de uma empresa capaz de inovar com qualidade e consistência, seja para projetos internos ou no próprio negócio.

De forma prática: muitas empresas têm buscado dividir seu time de tecnologia em dois: um para cuidar da sustentação e qualidade da operação existente, e outro dedicado exclusivamente para inovar.

 

Quais os caminhos para ter qualidade e agilidade nos projetos corporativos que envolvem tecnologia?

Uma resposta é certa: não existe uma única "bala de prata" capaz de endereçar essa questão de forma absoluta. O que observamos são boas práticas e abordagens simples, mas que juntas, podem transformar o modus operandi de uma organização.

Cultura - Dificilmente uma estratégia corporativa terá sucesso sem o entendimento explícito e apoio da alta direção. Definir os resultados, escopo e papel da TI e, primeiramente, o modelo de atuação diante desses projetos é a fundação básica para construção de uma cultura capaz de inovar com agilidade e assertividade.

Muito tem se relatado que o líder de TI do futuro - ou que estão tendo sucesso nas grandes empresas atualmente - estão deixando de brigar por orçamentos para encorajar a inovação, deixando as áreas de negócios livres para buscar as parcerias de softwares e tecnologia que precisam, atuando como um orquestrador de todas as decisões dos departamentos como uma plataforma de tecnologia corporativa

Estrutura organizacional – Um dos pontos importantes é ter uma estrutura dedicada e capaz de dar vazão à essas inovações.

Muitas empresas, como já comentamos, tem estruturado seu time de tecnologia em duas grandes frentes: uma focada em sustentar o legado e outra em criar as inovações. Essa estrutura, abrangida pelo conceito da TI Bimodal, permite que a empresa separe as agendas de rotina e inovação, sem misturar o dia-a-dia e dando foco para ganhos de médio/longo prazo. Parte dessa estrutura de inovação, é liderada pelo que muitos têm chamado de CDO – Chief Digital Officer, ou seja, o responsável pela digitalização de todo o negócio, como é o caso da Magazine Luiza, Dectathlon, Itaú e muitas outras empresas.

Exemplo ilustrativo 1:

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Exemplo ilustrativo 2:

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Autonomia – Ter autonomia/autossuficiência para produzir projetos com qualidade é algo óbvio, mas pouco explorado em alguns times de TI corporativos. No organograma, isso pode representar um salto grande no número de colaboradores, mas ter um time multifuncional para as diferentes tecnologias e projetos internos pode ser realmente inviável. Porém, ao contabilizar gastos com terceiros, serviços, treinamento, manutenção, alterações e, claro, o resultado final, fica evidente o custo-benefício. Além disso, a adoção de plataformas e tecnologias que atuem como a camada de inovação ágil e leve (falaremos mais disso adiante) potencializam ainda mais os resultados de inovação.

 

Abordagem ágil – MVP, Scrum, Agile, Lean, Kanban...Independente do apego a metodologia específica ou não, trabalhar sobre a essência de entregas pequenas (quebrar grandes projetos em partes menores) e com delivery contínuo é um caminho vitorioso e sustentável. Os porquês:

o   Tira ansiedade do “cliente interno” por agregar valor rapidamente;

o   Utilização de protótipos/esboços para validar o escopo, ao invés de uma documentação completa de todos os casos de uso;

o   Evita o desenvolvimento desnecessário de recursos que nunca serão usados;

o   Valida a real necessidade e complexidade de projetos;

o   Permite um melhor feedback entre o usuário final e a TI;

o Possibilita dar uma vazão maior, atender mais áreas e, consequentemente, ter mais aliados.

 

Plataformas – Na medida que as empresas começam a inovar, criar projetos e criar/comprar ferramentas, cedo ou tarde, irão confrontar-se com a infraestrutura e legado existente. No mínimo, a TI precisará antecipar-se e proporcionar uma arquitetura de informação e aplicação mais modular cujos elementos possam interagir de forma mais flexível que as estruturas monolíticas herdadas.

O conceito de uma plataforma flexível não é novo, líderes de TI tem buscado infraestruturas e aplicações flexíveis e ágeis por décadas, plataformas capazes de viabilizar seus principais processos de inovação. Muitos desses novos projetos precisam de uma nova maneira de usar as capacidades e informações existentes e/ou às expor por meio de canais externos ou diferentes processos internos. Entendendo essas capacidades como serviços, podemos tangibilizar para uma reutilização rápida, quer se trate de um aplicativo para smartphone ou um portal voltado para um cliente.

A busca por plataformas que não geram lock-in com fornecedor por utilizar tecnologias abertas e, ao mesmo tempo, fazem parte de uma grande comunidade de desenvolvimento, já é uma realidade conhecida. Além disso, e proporciona outros benefícios, como:

  • Economia de tempo de compra;
  • Economia de aquisição e manutenção por não comprar diferentes soluções isoladas;
  • Menor complexidade de fornecedor;
  • Diminui necessidade de especialistas de diferentes tecnologías;
  • Moderniza e integra o legado existente;
  • Evita custo de treinamento de desenvolvedores e usuários;
  • Autonomia para criação de novos projetos;
  • Menor complexidade de administração sistêmica.

 

Reflexão final

"O jeito antigo era sobre foco na tecnologia; o jeito novo é sobre tecnologia empoderando estratégias de negócios.

O jeito antigo era sobre gestão da informação; o jeito novo é sobre inteligência da informação.

O jeito antigo era o gerenciamento dos sistemas de TI; o jeito novo é sobre plataformas que permitem novas propostas de valores e ecossistemas integrados.

O jeito antigo é sobre gerenciamento de custo; o jeito novo é sobre direcionar a transformação do negócio e acelerar o crescimento”- HBR

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André Rabelo

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