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Secovi Rio adota fluig e diminui e-mails internos e processos manuais após 1 mês de uso

12/nov/2015 17:50:26 por Equipe fluig

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Além do ganho de produtividade do dia a dia, flexibilidade da plataforma permitiu que a equipe interna implementasse os módulos sozinha à medida que os processos fossem revisados e melhorados.

O Secovi Rio, Sindicato da Habitação do Rio de Janeiro, acaba de implementar o fluig, plataforma de produtividade e colaboração voltada para gestão de documentos, processos e identidades da TOTVS. O Secovi Rio é uma entidade sindical que defende os interesses de condomínios comerciais, residenciais e mistos, além de administradoras e imobiliárias em todo o território fluminense. Para isso, era preciso aprimorar a comunicação entre a sede, na capital, e as nove Regionais localizadas no interior do estado, automatizar os processos da entidade e simplificar o compartilhamento e a gestão de documentos.

A ferramenta entrou em funcionamento em junho deste ano e, em pouco tempo de uso, o sindicato conseguiu mensurar inúmeras melhorias. “Quando começamos a mapear os nossos processos, fomos buscar no mercado uma solução capaz de nos ajudar a estabelecer o fluxo de todas as rotinas da entidade. O fluig, além de atender a nossa necessidade, abriu um leque de soluções que nem imaginávamos”, explica a coordenadora de inteligência corporativa do Secovi Rio, Giovanna Moura. O projeto, tocado a maior parte por equipe própria e apoiado apenas inicialmente pelos especialistas do fluig, prevê não só o redesenho das rotinas, mas a implementação dos workflows e processos na ferramenta assim que a fase de estudos é concluída. Com poucas horas de treinamento, o time do Secovi Rio conseguiu implementar diversas melhorias e levar mais produtividade à entidade de forma ágil e sob medida para suas necessidades.

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O Secovi Rio tem aproximadamente 70 funcionários e alguns deles ficam alocados em nove escritórios regionais no interior do Rio de Janeiro, sendo a maioria bem distante da capital. Uma das principais dificuldades do sindicato era aprimorar o relacionamento com esses profissionais, que iam até a sede em torno de uma vez ao mês apenas para prestar contas. Com a adoção do fluig, houve uma redução no número de viagens e, mesmo não indo todos os meses à sede, esses colaboradores se sentem ainda mais inseridos no dia a dia da organização.

“A rede social do fluig deu tão certo que, além de aprimorar o relacionamento com os colaboradores alocados em outras cidades, centralizou todas as comunicações do sindicato em uma única plataforma. A ferramenta é bastante intuitiva e não precisamos treinar ninguém. Além disso, ela possibilitou que todos os profissionais passassem a ser conhecidos pelo nome e não mais como o responsável por determinada unidade”, informa Giovanna. A executiva comenta ainda sobre o ganho de comunicação interna possibilitado pela ferramenta, problema comprovado anteriormente por pesquisas de clima e consultorias externas. “Com o fluig viramos essa página”, conclui.

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Hoje, o Secovi Rio conta com três comunidades privadas e sete abertas aos funcionários. Uma dessas comunidades restritas é a da diretoria, por meio da qual são elaboradas as pautas das reuniões. Como os diretores não ficam na entidade todos os dias, pois são donos de imobiliárias e administradoras, o fato de poder alinhar os temas da próxima reunião e acessar as atas à distância simplificou o dia a dia deles.

Outro benefício da adoção da plataforma foi a redução do tráfego de e-mails. A troca de informações com as egionais acontecia sempre via e-mail ou por meio de ferramentas de nuvem gratuitas, porém, com o tempo, alguns documentos e versões acabavam se perdendo. Hoje, a empresa conta com cerca de 1150 documentos no ECM, card de gestão de conteúdo, que, além de centralizá-los em um único ambiente, permite a identificação da versão mais recente. Para aprimorar ainda mais esse processo, o Secovi Rio está avaliando a possibilidade de comprovar documentos fiscais por meio do fluig.

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A plataforma da TOTVS ainda permitiu a automatização dos processos do sindicato. Antes, a entidade utilizava um sistema de CRM adaptado para os procedimentos internos, como requisição de sala, compra de material e de passagem, entre outras rotinas relacionadas aos departamentos financeiro e administrativo. Porém, a ferramenta anterior não dispunha de controle de alçada e aprovação, funcionalidades oferecidas pelo fluig.

O departamento de Marketing, por exemplo, é responsável pela produção do material gráfico de toda a entidade e tinha muita dificuldade para controlar os pedidos e as entregas. “Não tínhamos processos desenhados aqui no Secovi Rio. Por isso, estamos mapeando as rotinas de todas as áreas e, até o final do ano, esperamos estar com 100% delas mapeadas e automatizadas no fluig. Além disso, temos planos de adotar o card Analytics e estamos bem interessados no módulo LMS e no fluig Messaging”, revela Giovanna.

Para Gilmar Hansen, diretor de produtos fluig, o uso da plataforma simplifica as rotinas das organizações. “Ao automatizar o fluxo de processos e possibilitar a troca de informações, o fluig confere produtividade ao dia a dia dos profissionais e empresas. Além disso, os benefícios da ferramenta são visíveis em pouco tempo de uso em todas as empresas, independentemente do porte”, finaliza.

Equipe fluig

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