#Produtividade

Digital workplace: como de fato aumentar a produtividade da sua empresa

28/mar/2017 16:06:10 por Vanessa Vieira

Uma empresa possui diversos públicos internos que podemos dividir, sob perspectiva da tecnologia, em dois grandes grupos: os analógicos menos proficientes  à realidade digital e as novas tecnologias, e o segundo grupo: os nativos digitais, acostumados com a alta conexão, mobilidade e respostas rápidas.

 

A tecnologia, que não tira o pé do freio tem deixado cada vez mais nítido quem faz parte de cada grupo.

O bluetooth, wifi, dados móveis, GPS e outros sinais digitais estão ao nosso redor de forma quase que onipresente. Esses sinais já são comuns e habituais no dia a dia das pessoas, e é quase impossível imaginar uma rotina de trabalho sem essas tecnologias.

A tecnologia sempre foi uma grande alavanca para o aumento de produtividade, principalmente nas rotinas  de trabalho como por exemplo: a possibilidade de trabalhar fora do ambiente corporativo tendo acesso e interação à documentos, realização de conferências online, consulta de atualização de políticas internas, entre outras atividades que compõem o escopo de trabalho.

O mundo digital já invadiu o dia-a-dia das nossas tarefas, por isso, a necessidade da gestão e rotinas de trabalho serem cada vez mais tecnológicas. Essa inexorável tendência digital traz a tona o conceito do Digital Workplace.

 

DIGITAL WORKPLACE - TECNOLOGIA A FAVOR DA PRODUTIVIDADE E COLABORAÇÃO

Segundo o Gartner, Digital Workplace é “ O Local de Trabalho Digital que possibilita novas e mais eficazes formas de trabalhar; Aumenta o engajamento e a agilidade dos funcionários; Explora estilos e tecnologias orientadas para o consumidor.”

Então, podemos definir Digital Workplace como um conjunto de tecnologias e práticas que permitem que você trabalhe de forma colaborativa, podendo exercer todas as atividades em qualquer hora e lugar a partir de qualquer dispositivo móvel. Imagine: você conseguir controlar seus processos de vendas, financeiros, acessos à documentos por meio de um tablet, ou até mesmo pelo seu próprio smartphone, sem precisar estar no ambiente da sua empresa.

A figura abaixo mostra segundo o Gartner quais as tecnologias de Digital Workplace que existem.

digital workplace.png

Empresas de tecnologia e startups já estão habituadas a trabalharem de forma colaborativa, digital e remota a algum tempo. Inclusive disseminando as boas práticas e os principais produtos para esse modelo de trabalho. Como é o caso da Basecamp, pioneira na tecnologia capaz de construir automaticamente alguns dos modelos e visualizações necessários para um trabalho colaborativo, além de criadora da  tecnologia Ruby on Rails, do produto Basecamp - software de gestão de projetos especializado de times remotos e autora do livro “Remote” - uma das principais publicações sobre trabalho remoto.

OS BENEFÍCIOS DO DIGITAL WORKPLACE 

Capturar.png 

Infográfico: DIGITAL WORKPLACE, A REVOLUÇÃO DO AMBIENTE DE TRABALHO (Confira)

Esse modelo de trabalho digital deixou de ser uma “utopia” e vem ganhando cada vez mais força e aceitação pelas empresas - principalmente para as maiores e mais tradicionais. Ao englobar e centralizar as principais tecnologias e ferramentas que os funcionários utilizam para fazer o trabalho e os conectando de forma colaborativa, o Digital Workplace permite:

  • Aumento da produtividade:  com os processos estruturados e no mesmo ambiente facilitam o desempenho do colaborador, o que impacta diretamente no aumento de produtividade da empresa.
  • Eficiência na gestão dos processos operacionais: fluxos definidos auxiliam na melhor tomada de decisão.
  • Capacitação dos funcionários: com o digital workplace é possível integrar soluções de capacitação online com recursos curtos e interativos.
  • Retenção de talentos: a tecnologia com bom desempenho atende às expectativas dos funcionários, e colaboradores engajados, segundo o Gartner, tendem à ser participantes ativos na era digital.
  • Integração com ambiente físico: Amplia a fronteira do desktop e possibilita atingir um número cada vez maior de pessoas, criando lugares plenamente conectados.
  • Flexibilidade no trabalho: Com todos os acessos às ferramentas para desenvolvimento do trabalho, o colaborador pode desenvolver suas atividades de qualquer lugar.
  • comunicação integrada: O Digital Workplace como boa consequência proporciona uma comunicação rápida e eficaz entre pessoas e equipes devido à facilidade de acesso às informações.
  • Experiência agradável: torna possível alimentar estruturas com conteúdos programáticos extremamente segmentados de acordo com o público a ser alcançado.

 

6 dicas para otimizar a eficiência da sua empresa com o Digital Workplace

O Digital Workplace é muito além que uma intranet, é o local de trabalho digital, a unificação de ferramentas de trabalho fornecidas pela empresa em conjunto com sistemas de softwares corporativos conectados, desprendidos de um ambiente físico para acesso à rede corporativa ou seus processos. Um local online, no qual as pessoas, a tecnologia e a empresa se encontram.

Confira abaixo as dicas de otimização e eficiência para iniciar o Digital Workplace:

1. Cuidados na implantação de um Digital Workplace

Um projeto de Digital Workplace deve ser bem planejado e estruturado, buscando contemplar os processos e tarefas da empresa, integrando os dados e rotinas, tornando-os disponíveis a execução de diversas tarefas por meio de qualquer dispositivo com acesso ao sistema corporativo, seja ele via aplicação web ou por meio de aplicativos.  

Um dos maiores problemas que as organizações encontram na criação de novas experiências digitais é a estrutura tecnológica dos sistemas legados, que podem apresentar-se inflexíveis às adaptações necessárias para um novo projeto. Porém existem maneiras de integrar e modernizar esses sistemas reaproveitando-os para a criação do seu Digital Workplace.

Aproveite e veja nosso e-book sobre Modernização de Sistemas Legados.

2. Automatização de tarefas

O segredo para estruturar o Digital Workplace é se certificar que os processos estejam estruturados e modelados para viabilizar sua automatização. No momento da implementação do seu sistema, esses mesmos processos e fluxos irão se comportar como rotinas e tarefas que serão executadas de maneira automática.

Conheça o BPM (Business Process Management - Gerenciamento de Processos de Negócio, em português), uma estratégia de BPM lhe permite realizar a gestão de processos de forma mais interativa realizando pequenos ciclos com entregas parciais, com o objetivo principal de realizar entregas mais rápidas e aumentar a satisfação e a percepção de valor agregado aos clientes.


Essa tecnologia se mostra muito mais eficaz para os negócios quando está integrada em uma plataforma digital. Conheça mais sobre BPM.

3. Mobilidade

Com a avanço da tecnologia, a mobilidade leva flexibilidade à gestão. Possuir uma plataforma  que possibilita mobilidade é uma das principais características que compõem a estratégia Digital Workplace exemplo, imagine: uma transação financeira importante precisa ser aprovada, porém o responsável pela aprovação está em viagem. Nesse caso, se ele não obtiver processos digitalizados poderá perder prazos e acarretará em problemas maiores à empresa. Ou, se a empresa dele possuir uma estratégia de Digital Workplace com acesso a workflows, ele conseguirá realizar a aprovação à distância, além de acompanhar o status do pagamento, bem como buscar por informações da empresa com agilidade.

Mobilidade contextualizada a processos e atividade importantes podem revolucionar a produtividade eficiente na operação, como por exemplo a empresa Salinor, que precisava organizar o transporte e a logística das plantas salineiras para os navios de transportes.  A empresa bateu o recorde de viagens diárias de embarcações e com as informações descentralizadas e disponíveis de onde o responsável estiver, os atritos entre diferentes áreas da empresa também diminuíram, isso com a utilização de uma plataforma como fluig que viabilizou a Transformação Digital da empresa e possibilitou o Digital Workplace.

4. Sistemas fluídos

Sistemas fluidos devem ser capazes de oferecer a melhor maneira de se realizar um trabalho. Ou seja, sem interrupções, atritos ou barreiras de uso.

Para que o dia a dia seja eficiente e ágil, é fundamental que na estrutura do sistema de gestão haja fluidez, ou seja, os dados devem estar organizados e integrados, evitando qualquer tipo de duplicação de dados e retrabalhos.  

A aplicação da plataforma deve possuir uma interface, que facilite a compreensão dos indicadores e tenha as informações disponíveis. A interface intuitiva apoia em decisões de negócio mais embasadas, assertivas e rápidas, tudo isso integrado com diversos sistemas da empresa.  

A Unimed Presidente Prudente é um caso de empresa que buscava uma solução para integrar de maneira simples e intuitiva seus sistemas. Atualmente, a empresa gerencia todas as atividades em uma única plataforma. O que antes era feito apenas através de um comunicador interno, que rodava apenas nos desktops, agora pode ser atualizado e gerenciado da palma da mão, graças à característica mobile de uma plataforma de Transformação Digital. Além da gestão de documentos e organização de workflows, a Unimed também passou a utilizar o Analytics, tendo uma visão macro de todos os fluxos, processos, e resultados. E o melhor: completamente dentro dos requisitos do Projeto Qualifica.

5. Estratégia Crowdsourcing

Podemos definir o crowdsourcing como: “esforços de voluntários identificados ou de trabalhadores em tempo parcial, num ambiente onde cada colaborador, por sua própria iniciativa, adiciona uma pequena parte para gerar um resultado maior.

Seu colaborador é o protagonista das atividades diárias que impactam a rotina da empresa. A satisfação do cliente passa pela soma do trabalho de todos os colaboradores juntos. Um digital workplace impulsiona a colaboração e integração desses colaboradores. Proporcionando um ambiente de troca de ideias, acesso à informação e atuação em conjunto em cima de processos e tarefas.

6.Novas Experiências

A plataforma escolhida para viabilizar o Digital Workplace precisa estar apta para o desenvolvimento de novas capacidades, de acordo com as necessidades da empresa. É preciso evoluir, criar novas experiências digitais (processos, portais, contextos, permear todas as áreas da empresa) para ter velocidade, aderência e autonomia, e para fazer isso é preciso buscar boas estratégias.

A TI Bimodal, pode ser uma boa estratégia. O termo foi criado pelo Gartner em 2014 e fala da necessidade de termos dois modos de atuação dentro da TI. Um, focado na estabilidade, integração, eficiência (a TI tradicional). Outra, focado na inovação, que tem como características a agilidade e a experimentação (a TI experimental). Uma TI sólida com capacidade para fluidez, ou seja, é necessária uma operação de TI sólida e eficiente que libere tempo e recursos para a inovação.


O desafio agora é prático!

A Transformação Digital é um caminho sem volta. As empresas que não se adaptarem aos novos rumos da tecnologia não conseguirão sobreviver à competitividade do mercado.

O Digital Workplace já é visto como a evolução do modelo de trabalho, por isso, não é possível falar de Transformação Digital sem falar em como as pessoas realizam suas tarefas.

As pessoas estão se digitalizando fora do ambiente corporativo, já leem jornais, acessam e-mails, pagam contas pelo seus celulares. E o papel das empresas de alto desempenho é adaptar-se e incorporar esses novos comportamentos e tecnologia para o ambiente de trabalho.

Agora que você já conhece os principais passos para otimizar a eficiência do seu negócio, conheça empresas que estão vivendo o processo de transformação digital e alavancando a produtividade de suas equipes com o Digital Workplace.

Mediante a todos os desafios comuns da maioria das organizações, o Esporte Clube Pinheiros, maior Clube da América Latina, revolucionou sua gestão de forma incremental. O clube utiliza a plataforma fluig em toda sua operação de backoffice, e diversas áreas da empresa.

Os benefícios obtidos pelo investimento na digitalização do clube foram:

  • 30 mil documentos diversos digitalizados controlados e organizados pelos setores;
  • 6 mil solicitações - Interações entre os usuários e os processos;
  • 50 processos utilizados por 350 funcionários;
  • Otimização de 25% - Redução média estimada do tempo de execução dos processos;
  • 10 de 23 áreas - Expansão focada nas áreas com maior ganho de produtividade ou redução de custo.

Este case de sucesso é um exemplo de como uma plataforma para Digital Workplace tem ajudado empresas a serem mais produtivas, colaborativas e digitais.

Tenha flexibilidade, rapidez e aumento de produtividade para evolução da sua empresa.

 cios discutem transformacao digital

Vanessa Vieira

Vanessa Vieira

Com formação em Relações Públicas, Vanessa atua como Analista de Marketing conduzindo as produções de conteúdos de fluig.