#Produtividade

Tudo o que você precisa saber sobre ECM (Enterprise Content Management)

13/fev/2017 19:04:05 por Equipe fluig

13_ECM_710x400.jpg

Independentemente do tipo de serviço ou área de atuação, em algum momento uma empresa em fase de evolução vai precisar lidar com problemas inconvenientes relacionados a gestão de conteúdos empresariais.


Com a contratação de novos funcionários, aumento do número de clientes e em alguns casos a diversificação dos próprios serviços ou produtos, otimizar processos e investir na gestão de documentos certamente é a melhor maneira (senão a única) de garantir o crescimento saudável e sustentável de uma empresa.

Mas como tornar a gestão e controle de documentos dentro de uma empresa mais eficiente possível? Existe alguma forma inteligente de padronizar e automatizar os processos burocráticos sem interferir na produção da empresa? É confiável? Suporta o volume de transações e documentos da empresa?

Sim. Com a evolução nas tecnologias de sistemas atualmente, a gestão e controle de documentos dentro de uma empresa podem ser facilmente otimizadas por uma estratégia, esta que conta com total apoio de uma tecnologia de ECM (Enterprise Content Management).

Ainda não sabe do que se trata? Continue lendo o texto e entenda tudo o que você precisa saber sobre essa ferramenta poderosa para a gestão e controle de documentos para empresas de qualquer porte e qualquer segmento.

Afinal, o que é (e para que serve) ECM?

ECM (Enterprise Content Management) é uma estratégia organizacional que reúne métodos e ferramentas para gerenciar, de forma ágil e assertiva, todas as ações de capturar, armazenar, preservar e entregar as informações que são essenciais na empresa. Essas ações nas empresas, tem como exemplo:

  • Gestão de documentos e registros;
  • Diretórios de rede;
  • Fluxos de trabalho (workflows);
  • Pesquisa e arquivamento;
  • Gestão de contratos;
  • Licitações e alvarás;
  • Relatórios financeiros;
  • Contratação de funcionários ou procedimentos de RH em geral;
  • Ordens de compra;
  • Notas fiscais e documentos contábeis;
  • Gerenciamento e classificação de produtos gráficos (desenhos de engenharia, anúncios publicitários etc.);
  • Qualquer outra aplicação que exija a produção e gestão de informações.


Tudo isso, é claro, de maneira totalmente digitalizada, com armazenamento na nuvem e a conveniência de processos online, que dispensam a interação manual com documentos ou dependência de espaços físicos.

Em outras palavras, o ganho de produtividade ao se utilizar recursos de ECM é exponencial em todos os departamentos da empresa, pois possibilita criar, armazenar, gerenciar, preservar e distribuir quaisquer tipos de documentos relacionados aos processos empresariais.

Benefícios do ECM (Enterprise Content Management)

13_processosfluxo_710x300.jpg

Vimos que os ECM's são capazes de realizar uma série de funções essenciais para a gestão e controle de documentos de uma empresa. Mas será que essas funções não poderiam ser realizadas sem a necessidade de contratar os recursos de ECM?

De forma mais direta, quais são os reais benefícios de um ECM para uma empresa? 

  1. Estruturação dos Processos Internos: Contratos com fornecedores, contratação de novos funcionários, promoções de novos produtos ou serviços, aprovação de processos, versionamento e repositório único (com acesso em qualquer device), procedimentos de entrega e qualquer outro tipo de processo interno de uma empresa, através da plataforma de ECM, podem ser estruturados de forma contínua e ininterrupta, evitando que o funcionamento da empresa como um todo seja prejudicado por consequência da ausência ou demissão de funcionários.
  2. Rastreabilidade: Como os ECMs são capazes de criar, organizar e armazenar qualquer tipo de documento não só na nuvem aberta, os gestores da empresa podem avaliar de forma mais rápida e segura quando, o que, e por quem determinado documento foi modificado dentro da organização.
  3. Assertividade: Uma das maiores vantagens monetárias do ECM é a busca facilitada de informações, ECMs também podem dar todo o suporte para o gestor tomar as decisões da forma mais assertiva possível. Há um estudo apontando que o tempo perdido por gestores na busca por informações é devido ao armazenamento inadequado e desorganização de arquivos. Estes profissionais gastam de 5% a 15% do tempo lendo informações, mas até 61% procurando por elas. Por isso, dá-se a importância de ter como base, informações devidamente documentadas e organizadas numa plataforma online de uso totalmente intuitivo.
  4. Gestão de Documentos: Apesar de vivermos na era digital, onde documentos físicos estão ficando cada vez mais obsoletos, estima-se que 90% dos procedimentos empresariais ainda são registrados em documentos físicos. Logo, a entrega, gestão e controle dos documentos por meio de uma plataforma de ECM possibilitam que as empresas foquem a atenção e no melhoramento do produto ou serviço em si, sem desperdiçar recursos com burocracias internas ou erros operacionais que poderiam ser facilmente evitados. Além de garantir que as informações possuam mecanismos de segurança para oferecer a confidencialidade, integridade e disponibilidade dessas informações.
  5. Compartilhamento e Colaboração: Com a operação 100% online e armazenamento na nuvem, o ECM também possibilita que os documentos possam ser compartilhados com membros específicos da equipe, que podem fazer sugestões, modificações ou correções de forma muito mais rápida e padronizada.
  6. Treinamento de Funcionários: Além de todos os benefícios citados até aqui, uma grande vantagem que não pode ser ignorada - principalmente por empresas com várias unidades físicas - é a possibilidade de disponibilizar materiais de treinamento para colaboradores (internos ou externos) que, aliás, podem ser monitorados e controlados com muito mais facilidade a partir do ECM.
  7. Segurança e Acesso: Rastrear quem acessou, alterou ou criou cada documento é importante. Esta é outra solução que o ECM proporciona, estabelecer permissões de acessos específicas para usuários e/ou grupos de usuários de acordo com a hierarquia, podendo acompanhar o status do documento.

Diferenças entre ECM e GED

Por ser tratar de uma tecnologia, é comum as pessoas criarem alguns mitos e/ou concepções erradas sobre as “diferenças” entre os termos ECM (Enterprise Content Management) e GED (Gestão Eletrônica de Documentos). Mas não existe diferença, GED é apenas o nome em português que se tornou mais popular no Brasil.

O que acontece é que algumas empresas que desenvolvem ECMs buscam diferenciar seus serviços como mais abrangentes do que os GEDs. Mas, na prática, é a mesma coisa.

Em outras palavras, na hora de escolher qual a melhor solução para gerenciar e controlar os documentos da empresa, se preocupe mais com a qualidade do serviço e menos com a terminologia.

Minha empresa precisa de uma tecnologia de ECM?

Basicamente, toda e qualquer empresa que não possua seus documentos e fluxos de trabalho (workflows) devidamente estruturados e padronizados - e isso inclui praticamente todas as áreas possíveis de uma empresa, como Marketing, TI, jurídico, Contabilidade etc. - podem se beneficiar com a implantação de um software de ECM.

Porém, mesmo com todas as vantagens, é natural que a contratação de um novo software, independente das soluções proporcionadas traga dúvidas ao gestor ou empresário.

Se é o seu caso, não se preocupe. Entender a sua empresa é mais simples do que parece, bastando apenas responder uma simples pergunta:

Os produtos e serviços de minha empresa poderiam ser melhorados através de uma gestão mais eficiente de meus processos internos?

Se a resposta for sim, certamente o investimento em uma solução de ECM não apenas ajudará a sua empresa a se estruturar, como também poderá ser fundamental para seu crescimento no médio e longo prazo.

Case: Como a Dom Helder modernizou processos, integrou sistemas e aumentou produtividade e interação na empresa.

Especializada em direto, sendo reconhecida na área de ensino em apenas seis anos depois de sua inauguração, sentiu a necessidade de mudar para acompanhar o ritmo da modernidade.

O resultado? Confira:

 

O caso da Dom Helder é apenas um das centenas de casos de sucesso do fluig. Para conferir cases de outros segmentos do mercado, clique aqui.


Resumindo… 

  • ECM (Enterprise Content Management) é uma solução robusta, especializada na gestão e controle de documentos de empresas dos mais variados portes e segmentos do mercado.
  • Dentre os diversos benefícios do ECM, pode-se destacar a estruturação dos processos internos de uma empresa, rastreabilidade de documentos, maior assertividade nas tomadas de decisões e possibilidade de colaboração simultânea.
  • ECMs e GEDs são tecnologias desenvolvidas com o mesmo objetivo. A distinção é meramente terminológica.
  • Para saber se o investimento em ECM é vantajoso para sua empresa, basta responder a pergunta: “Os produtos e serviços de minha empresa poderiam ser melhorados através de uma gestão mais eficiente de seus processos internos?”
  • Apesar de ser uma tecnologia relativamente nova no Brasil, não faltam cases de mercado para comprovar a eficiência dos ECMs (especificamente o fluig) na geração de resultados nas empresas.


Que tal melhorar a eficiência da sua empresa com a gestão de documentos? Fluig pode ajudar! Veja como.

 

Equipe fluig

Equipe fluig

Fique ligado e acompanhe o nosso blog.